2007年04月02日

出張報告書に必要な知識

まず出張報告書に限らず、報告書とは、読み手に分かりやすいものでないといけません。

報告をうける上司は、おそらく多くの部下の報告書を見ていることでしょうから、見る時間も限られています。
また一人の上司だけが見るケースよりも、他部署の人や多数の人が見る場合が多いので、誰が見ても同じ解釈になるように、簡潔に短く事実を正確に伝えられるかが重要です。


以下の点に気をつけて、報告書を書いてみましょう。

1.5W2H(いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら)を押さえながら、出張報告書を作成する。

2.項目付けをすることによって、要点を分かりやすく説明する。

3.長文はできるだけ避け、短文で箇条書きにする。
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2007年04月01日

出張計画書の内容は!?

出張から帰ってくると、すぐに求められるのが出張報告書ですね。

ある意味、仕事の後のアフター5が楽しい出張において、二日酔いで帰ってくることも多いはず。

その中、出張計画書を書くことは、出張中に貯まった仕事をこなしながらこなすのは至難の業。

頭の回転も鈍くなってしまっているでしょう。


そこでまず考えたいのが、出張計画書のこと。


会社ではまず、どのような目的で出張に行くのかを、明確に文章化する必要があります。
きちんとした理由があってこそ、出張が認められるのですね。


だからこそ、まず出張計画書をもう一度確認してみましょう。

そこでどのようなスケジュールになっていて、実際に計画どおりに進行したかどうか確認する必要があります。

計画どおりであれば、書くのはたやすいことでしょう。

計画どおりに行かなかった場合は、出張報告書に入れなければならないいくつかの項目を入れながら、書いていくしかありません。
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2007年03月31日

出張報告書に必須の項目

出張報告書に必要な項目は下記のとおりです。


1.出張者名
内部の社員だけではなく、関連会社や相手の会社の誰とどのような役職との人と行ったのかが大事です。
交換した名刺は大事に取っておきましょう。

2.出張先及び日程
こちらは出張計画書があるならば、そちらを確認すればOKです。
但し、出張計画とすべてが予定どおりに行かない場合もあるので、その場合はきちんとどのような予定で動いたか、きちんとメモにして書いておきましょう。

3.用件
どのような用件で、出張に行ったことで、この用件が解決に至ったかをきちんと報告する必要があります。


会社の経費を使っている以上、何らかの成果を持ってかえるくらいの気持ちで出張に行かなければなりません。

パソコンが普及している現在では、会社で出張報告書の雛型があると思いますので、出張に行かれる前に、いちど目を通しておくと、どのように書けば良いのかが、イメージできると思います。

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2007年03月30日

出張報告書の例文集

出版社/著者からの内容紹介
レポート・報告書は仕事の経過や結果の評価とともに、書いた人の能力が評価される重要な文書といえます。
相手の目的に焦点を合わせ、いかに簡潔で読みやすく情報を正確にまとめるか、さらに自分自身の意見や提案を述べるかが重要なポイントになります。
的を射た報告書を提出することは、上司との信頼関係を強め、評価のアップにもつながるのです。
いま私たちには、1件1枚主義の小さなスペースに効率的でかつ品質の高い報告書をまとめる能力が要求されるようになってきています。
時短が叫ばれ、仕事の効率化が一層重要なポイントになってきているからです。手際よく内容の濃い報告書を作成する、また上司が知りたいポイントが一目でわかる---このようなまとめ方がレポート・報告書には必要なのです。
そこで本書は、すぐ使える最新の事例を77文例あげて、短文で十分な報告ができるコツを説明しました。


レポート・報告書がスラスラ書ける77文例集―上司・得意先が感心する 出張報告書から稟議書までそのまま使える文例満載

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2007年03月05日

プライバシー・ポリシーについて

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